大橋直久：ホスピタルマナー教室

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◆送信票をつけて送る
職場には、毎日たくさんのファックスが送られてきます。

必要書類だけを送ると他の文書にまぎれてしまうことがありますので、送信票(送り状)をつけて送りましょう。

会社で決められた送信票があれば、それを使います。

ない場合は、各自で簡単なものを作っておきます。

◆ファックスには向かないものがある
便利で早いからと、何でもファックスで送るのは考えものです。

重要書類、機密文書はファックスで送らないことです。

万一必要があって送る場合は、相手の承諾を得てからにします。


◆相手の都合を考えて電話をかける
電話をする前には、まず用件を頭の中でまとめ、メモします。

必要な資料があれば、準備しておきます。

相手の電話番号、社名、部署名を確認し、伝え忘れがないかどうか、用件をよく確認してから電話します。

電話するときは相手の都合を考慮して、かける時間を考えましょう。

始業時間直後や昼食前後、退社時間直前などには電話が集中しがちですから、できれば避けます。

とくに複雑な内容のときは時間を考慮してかけ、相手に「今よろしいですか」と都合を聞いてから話します。

大橋直久（ホスピタルマナー）